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Was ist Rechnungsmanagement?

Was ist Rechnungsmanagement?

Inhaltsverzeichnis

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Die Definition von „Rechnungsmanagement”

Als Rechnungsmanagement bezeichnet man den Prozess, mit dem Unternehmen Rechnungen erhalten, verarbeiten und bezahlen. Die Rechnung erhalten sie von externen Dienstleistenden wie zum Beispiel Amazon oder Facebook. Das Rechnungsmanagement wird normalerweise von Finanz-Teams in einem Unternehmen durchgeführt.

Das Rechnungsmanagement-Team, das aus Buchhalter:innen und Finanzmanager:innen besteht, überprüft Rechnungen mit (Kauf-)Bestellungen und stellt sicher, dass die Waren oder Dienstleistungen eingegangen sind, bevor die Zahlung an die Lieferunternehmen erfolgt.

Der Rechnungsmanagement-Workflow 

Ein Rechnungsmanagement-Workflow innerhalb einer bestimmten Organisation beginnt, wenn ein Lieferunternehmen eine Rechnung an die Rechnungsmanagement-Abteilung sendet. Nach Eingang der Rechnung überprüfen Buchhalter:innen ob die Rechnung korrekt ist. 

Anschließend kodieren sie die Rechnung für das Hauptbuch und führen je nach Arbeitsablauf einen Abgleich durch. Die Rechnungsmanagement-Teams leiten die Rechnung dann zur Rechnungsfreigabe weiter. Nach der Rechnungsfreigabe wird die Rechnung abschließend zur Zahlung verarbeitet.

Die Prozesschritte beim Rechnungsmanagement 

Es gibt mehrere Prozessschritte beim Rechnungsmanagement. Dazu gehören die Pflege der Stammdatei, der Rechnungseingang, der Belegimport und das Hochladen von Rechnungen in ein digitales Buchhaltungstool oder in eine Rechnungsmanagement-Software.

Das Rechnungsmanagement umfasst auch die Bearbeitung von Anfragen und die Sicherstellung, dass Lieferunternehmen pünktlich bezahlt werden.

Andere Prozesse im Rechnungsmanagement umfassen die Aufrechterhaltung interner Kontrollen, um doppelte oder betrügerische Rechnungen zu identifizieren, das Verhindern von doppelten Zahlungen und die Rechnungsprüfung.

Rechnungsmanagement-Software

Unternehmen verwenden Rechnungsmanagement-Software, um manuelle Prozesse wie den Belegimport, die Rechnungsfreigabe, oder die doppelte Rechnungsidentifizierung zu automatisieren. Eine Rechnungsmanagement-Software bietet Transparenz über aktuelle Verbindlichkeiten und Prozesse und verbessert die Kontrolle über Finanzinformationen. 

Rechnungsmanagement-Software CANDIS
CANDIS Rechnungsmanagement-Software


Häufig gestellte Fragen zum Rechnungsmanagement

  • Was ist Rechnungsmanagement?
  • Was ist der Unterschied zwischen Rechnungsmanagement und Rechnungsverarbeitung? Ist die Rechnung eine Gutschrift oder eine Lastschrift?
  • Ist das Rechnungsmanagement eine laufende Verbindlichkeit?

Stellenbeschreibung, Verantwortlichkeiten und Fähigkeiten

Rechnungsmanagement erfordert eine Reihe von Soft-Skills und Hard-Skills, um wirklich erfolgreich zu sein. Viele Personen sind sich nicht aller Aufgaben bewusst, die mit der Verwaltung eines reibungslosen Rechnungsmanagement-Prozesses verbunden sind.

Eine typische Stellenbeschreibung weist folgende Aufgaben auf: 

  • Berechnen, Buchen von Transaktionen, Rechnungsverarbeitung, Überprüfen von Finanzdaten zur Verwendung bei der Führung von Aufzeichnungen.
  • Klärung fragwürdiger Rechnungspositionen, Preise oder Erhalt von Unterschriften.
  • Einholen geeigneter Informationen und Daten zu Zahlungen.
  • Überprüfen und Berechnen aller Nebenstellen und Summen auf Rechnungen.
  • Überprüfen der Lieferantendaten auf frühere Zahlungen und Zuweisen von Gutscheinnummern.
  • Führen von Kopien von Belegen, Rechnungen oder Korrespondenz, die für Akten erforderlich sind.
  • Erstellen von Gutscheinen mit Rechnungsnummer, Datum, Adresse, Artikelbeschreibung, Beträgen und Kodierung gemäß den Rechnungslegungsgrundsätzen und -verfahren.
  • Abgleich von Bankauszügen.

Diese unterschiedlichen Aufgaben erfordern unterschiedliche Fähigkeiten. Einige spezifische Fähigkeiten von Rechnungsmanagement-Profis sind:

  • Eine Große Liebe zum Detail
  • Datenanalyse
  • Grundlegende Buchhaltungskenntnisse
  • Fähigkeit, gute Lieferantenbeziehungen zu pflegen
  • Schnelle und genaue Dateneingabefähigkeiten

Finanzteam erweitern - ja oder nein?

Hat das Finanzteam Schwierigkeiten, seine Arbeitsbelastung zu bewältigen? 

Wenn euer Unternehmen schnell wächst und die Buchhalter:innen Schwierigkeiten haben, mit der Menge der Rechnungen Schritt zu halten, ist es möglicherweise an der Zeit, eine weitere Person einzustellen.

Nachdem alle Faktoren untersucht wurden, kann es sich lohnen, einen zweiten Blick auf die vorhandenen Ressourcen zu werfen.

Bevor dies passiert, sollten jedoch die zusätzlichen Kosten eines Gehalts (zuzüglich der Leistungen für Vollzeitbeschäftigte) sowie die Zeit berücksichtigt werden, die aktuelle Mitarbeitende für die Aufnahme der neuen Arbeitskraft benötigen. Nachdem alle Faktoren untersucht wurden, kann es sich lohnen, einen zweiten Blick auf die vorhandenen Ressourcen zu werfen, um zu sehen, ob sie verbessert werden können.

Ein Rechnungsmanagement-Tool benutzen, oder eine neue Stelle im Team schaffen? 

Nehmt euch twas Zeit, um die positiven Auswirkungen eines effizienten Rechnungsmanagement-Tools zu verstehen.

Überprüft genau, welche Vorteile ein Rechnungsmanagement-Tool hat. Das richtige Tool wird helfen, Rechnungen schneller freizugeben und mehr Transparenz und Kontrolle über die Buchhaltung zu gewinnen. So wird nicht nur die Buchhaltung optimiert, sondern die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeitenden erheblich gesteigert. Für viele Unternehmen macht es generell mehr Sinn, eine Rechnungsmanagement-Software zu schaffen, statt eine neue Rolle im Team zu erstellen.

Seid ihr neugierig mehr zu erfahren oder zu sehen, wie CANDIS eurem Unternehmen helfen kann, die Kontrolle über den Rechnungsprozess zurückzugewinnen? Nehmt Kontakt auf.

Ian Roderick
Ian Roderick

Marketing Lead

Ian ist Marketing Lead bei CANDIS und seit mehreren Jahren in der Finanzbranche tätig. Er spricht regelmäßig mit Unternehmen um zu verstehen, wie man durch den gezielten Einsatz von Software das Leben von Finance-Teams einfacher machen kann.

FAQ

Was ist Rechnungsmanagement?
Welche Schritte gehören zum Rechnungsmanagement?
Wofür braucht man eine Rechnungsmanagement-Software?

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