Im Rahmen der Digitalisierung greifen immer mehr Unternehmen auf Software zurück, die Prozesse in unterschiedlichen Abteilungen erleichtert und optimiert.
Vor allem die Finanzabteilungen hinken jedoch beim Thema Digitalisierungen oft noch hinterher, viele Prozesse sind veraltet und schwerfällig. Ein Lösungsansatz ist der Einsatz einer Rechnungsmanagement-Software.
Vorteile einer Rechnungsmanagement-Software
Die Rechnungsmanagement-Software dient in erster Linie zur Digitalisierung und Automatisierung des “purchase-to-pay’-Prozesses. Vom Rechnungseingang über die Freigabe und Zahlung, bis zum Export und Reporting - die einzelnen Vorgänge können mit wenigen Klicks erledigt werden. Dies führt zu einer deutlichen Zeitersparnis, einem der wichtigsten Vorteile beim Einsatz einer Rechnungsmanagement-Software.
Gegenüber traditionellen, papierbasierten Methoden bietet das digitale Rechnungsmanagement jedoch weitere Vorteile:
Import
✓ Rechnungen werden automatisch importiert und Rechnungsdaten automatisch erfasst
→ Rechnungen können nicht mehr verloren gehen und Daten müssen nicht mehr manuell eingegeben werden
Freigabe
✓ Mehrstufige Freigabe-Workflows können eingestellt und Rechnungen per Klick freigegeben werden
→ Kein mühsames Rumtragen von Pendelordnern oder Suchen nach der verantwortlichen Person
Zahlung
✓ Fälligkeiten werden automatisch im System registriert und noch offene Rechnungen angezeigt
→ Zahlungstermine und Skontoabzug werden nicht mehr verpasst
Export
✓ Daten können per Klick ins Buchhaltungssystem exportiert werden, bei CANDIS z.B. via DATEV-Schnittstelle
→ Daten müssen nicht mehr manuell gebucht werden
Reporting
✓ Rechnungen werden Gobd-konform archiviert und können durch Such-und Filterfunktionen schnell und einfach gefunden werden
→ Zuverlässige Absicherung Im Falle einer Rechnungsprüfung
Wann macht eine Rechnungsmanagement-Software Sinn?
Bei der Frage, ob der Einsatz einer Rechnungsmanagement-Software Sinn macht, kommt es immer auf das jeweilige Unternehmen an. In der Regel profitieren jedoch die meisten Unternehmen von digitalem Rechnungsmanagement und der damit einhergehenden Optimierung.
Vor allem bei
- hohem Belegaufkommen,
- verschiedenen Standorte oder Home-Office,
- komplexen und zeitaufwendigen Prozessen oder
- verschiedenen Bearbeitenden und Freigeber:innen,
lohnt sich der Einsatz einer Rechnungsmanagement-Software. Im besten Fall sorgt eine Rechnungsmanagement-Software somit für einen hohen Digitalisierungsgrad, einen sicheren Prozessablauf und eine deutliche Zeitersparnis.
Ob, bzw. inwiefern eine Rechnungsmanagement-Software für euer Unternehmen Sinn macht, besprechen wir gerne mit euch zusammen in einem unverbindlichen Beratungsgespräch.
