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Rechnungsfreigabe digitalisieren und beschleunigen

Rechnungsfreigabe digitalisieren und beschleunigen

Inhaltsverzeichnis

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Rechnungsfreigaben gehören zum Alltag eines jeden Unternehmens. In vielen Unternehmen läuft dieser Prozess noch papierbasiert ab - ein großer Aufwand, wenn man Rechnungen hinterher rennen und physische Unterschriften einsammeln muss. Wie genau läuft die Rechnungsfreigabe ab und geht das nicht viel besser digital? 

Definition Rechnungsfreigabe

Die Rechnungsfreigabe bezeichnet einen internen Prozess, bei dem Manager:innen Rechnungen freigeben, für die sie selber, ihre Abteilungen oder ihre Teams verantwortlich sind. Sie ist der letzte Schritt der Rechnungsprüfung, bevor eine Rechnung verschickt, bzw. bezahlt werden kann. Der Zweck der Rechnungsfreigabe besteht darin, eine Art Kontrollmechanismus für Finanz Teams zu sein. Sie stellt sicher, dass das bestellte Produkt oder die Dienstleistung mit dem tatsächlich gelieferten oder verbrauchten Produkt übereinstimmt.

Die Rechnungsfreigabe ist im Wesentlichen eine Ja/Nein-Antwort auf eine einfache Frage: Haben wir bekommen, wofür wir bezahlt haben?

Auto-Belegerkennung in CANDIS
Rechnungsfreigabe in CANDIS


Der Prozess der Rechnungsfreigabe

Der Prozess der Rechnungsfreigabe gliedert sich in die generelle Rechnungsbearbeitung ein. Am Anfang steht der Rechnungseingang, d. h. eine eingehende Rechnung, die freigegeben werden soll. Zunächst werden Rechnungsdaten erhoben und es findet die formelle und sachliche Rechnungsprüfung statt. Ist die Rechnung erfolgreich geprüft worden, kann sie nun freigegeben werden. Die Freigabe erfolgt in der Regel durch die Person, die die Bestellung aufgegeben hat, bzw. die für denKauf verantwortlich ist. Erst nach der Rechnungsfreigabe kann die Rechnung bezahlt werden.

Dieser Prozess läuft in vielen Unternehmen noch manuell und papierbasiert ab. Das bedeutet, dass die einzelnen Teilschritte von Hand abgearbeitet werden, die Rechnungsdaten werden abgetippt, die Rechnung wird von einer Person geprüft und anschliessend, nachdem sie in einem Ordner durch verschiedene Abteilungen gewandert ist, von einer anderen Person durch eine physische Unterschrift freigegeben. Die vielen einzelnen manuellen Schritte sind zeitaufwendig - und fehleranfällig. Ist die für die Freigabe zuständige Person z. B. gerade nicht vor Ort oder verlegt den Ordner, kommt es zu Verzögerungen.

Laut einer Studie gaben deutsche Unternehmen an, dass sie für den Prozess vom Erhalt einer Rechnung bis zu ihrer Freigabe im Durchschnitt 12 Tage benötigen. 


Das ist ärgerlich, denn generell gilt: Je schneller eine Rechnung freigegeben wird, desto besser.

Je schneller eine Rechnung freigegeben wird, desto schneller kann sie bezahlt werden. Das ist vor allem insofern attraktiv, als dass es das Unternehmen in die Lage versetzt, Skonti und Vergünstigungen in Anspruch zu nehmen. Die Lieferantenbeziehungen profitieren ebenfalls. Ziel bei der Rechnungsfreigabe ist also, den Prozess so weit wie möglich zu beschleunigen. Wie also die Rechnungsfreigabe beschleunigen?

Rechnungsfreigabe beschleunigen - von manuell zu digital

Um die Rechnungsfreigabe langfristig zu beschleunigen ist es notwendig, den Prozess zu digitalisieren und einen möglichst hohen Grad an Automatisierung zu erreichen. Unabdingbar ist hier der Einsatz von technischen Lösungen.

Digitale Freigabe-Tools

Der Einsatz einer Rechnungsmanagement Software, wie z. B. CANDIS, erlaubt eine schnelle Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung, sämtliche Prozesse können in der Software abgebildet werden. Das ist zum einen extrem zeitsparend, zum anderen sehr viel effizienter.

Denn: Der Rechnungseingang ist in der Regel mit der Software verbunden oder integriert, sodass Eingangsrechnungen zentral an einem Ort gesammelt werden. Das verhindert von Anfang an, dass Rechnungen verloren gehen oder verlegt werden. Auch das Ausdrucken von digitalen Rechnungen oder Einscannen von Papierrechnungen ist somit nicht mehr nötig. Softwares mit OCR-Technologie können Rechnungs- und Belegdaten zuverlässig auslesen, sodass auch dieser Schritt voll automatisiert im Hintergrund ablaufen kann. Auch erforderliche Pflichtangaben werden so digital überprüft.

Zusätzlich können intelligente Workflows angelegt werden, wodurch eine einmal geprüfte Rechnung automatisch an die für die Freigabe zuständige Person weitergeleitet wird. Die tatsächliche Freigabe erfolgt dann ganz einfach durch einen Mausklick in der Software. Bei der papierbasierten Rechnungsfreigabe sind in der Regel physische Unterschrift notwendig, was im Umkehrschluss bedeutet, dass die zuständige person zwangsläufig vor Ort sein muss. Bei der digitalen Rechnungsfreigabe hingegen können auch von unterwegs oder aus dem Home Office heraus problemlos Rechnungen freigegeben werden.

Digitale Rechnungsfreigabe - die Vorteile

Alles in allem wird die Rechnungsfreigabe durch den Einsatz einer Rechnungsmanagement Software soweit gestrafft und automatisiert, dass, ...

  • enorm viel Zeit eingespart wird
  • durch die beschleunigte Freigabe können endlich regelmäßig Skonti gezogen werden können
  • präzisere Daten vorhanden sind, da der digitale Prozess weniger fehleranfällig ist
  • niedrigere Kosten anfallen, durch Material- und Platzersparnis
  • Rechnungen auch von unterwegs oder im Home Office freigegeben werden können

Digitale Rechnungsfreigabe mit CANDIS

Was muss eine Software unbedingt können, um die Rechnungsfreigabe optimal abzubilden? 

Wichtig ist vor allem, Rechnungen einfach und schnell freigeben zu können. Manuelle Arbeitsschritte der Rechnungsverarbeitung sollten gänzlich automatisiert und so benutzerfreundlich wie möglich abgebildet werden. Wie genau kann das aussehen? CANDIS macht's vor.

In CANDIS können eingehende Rechnungen automatisch aus dem Postfach importiert werden. Sämtliche Rechnungen werden übersichtlich im zentralen Dashboard aufgelistet. Modernste OCR-Technologie liest die Rechnungs- und Belegdaten einer jeden Rechnung aus und prüft sie auf Vollständigkeit und Korrektheit.

Dann geht es an die Rechnungsfreigabe

Regelbasierte und mehrstufige Workflows erlauben die Einstellung von individuellen Limits pro Mitarbeiter:in. Je nach Dokumentenart, Rechnungsbetrag, Abteilung oder Lieferant können verschiedene Freigeber:innen hinterlegt werden. CANDIS leitet aufgrund dieser eingestellten Workflows jede Rechnung automatisch an die für die Freigabe zuständige Person.


Mehrstufige Freigabe-Workflows in CANDIS
Mehrstufige Freigabe-Workflows in CANDIS


Kommen Rückfragen auf, kann durch die Kommentarfunktion direkt am Dokument mit Teammitgliedern ohne Medienbrüche kommuniziert werden. Die tatsächliche Freigabe erfolgt dann ganz einfach via Mausklick - egal ob im Büro, im Home Office oder von unterwegs. Bei noch ausstehenden Freigaben werden automatische E-Mail Erinnerungen verschickt. Fehlenden Belegen hinterher rennen oder Unterschriftenmappen herumtragen? Nicht mehr nötig.

Ganzheitliche Lösung

Neben der digitalen Rechnungsfreigabe bildet CANDIS auch die Schritte der Bezahlung, der Buchung und der Export der Rechnungen in die Buchhaltung, z.B. zu DATEV Unternehmen online, ab. Auch die GoBD-konforme Archivierung übernimmt CANDIS.

Seid ihr neugierig mehr zu erfahren oder zu sehen, wie CANDIS eurem Unternehmen bei der Prozessoptimierung helfen kann? Nehmt Kontakt auf

Anastasija Vatiska
Anastasija Vatiska

Marketing

Anastasija beendet gerade ihr Studium der Betriebswirtschaftslehre. Sie interessiert sich vor allem für Online Marketing und Wirtschaftsinformatik.

FAQ

Was ist die Rechnungsfreigabe?
Wie kann man die Rechnungsfreigabe beschleunigen?
Welche Vorteile bietet die digitale Rechnungsfreigabe?

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