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Digitale Rechnungsprüfung - Definition & Checkliste

Digitale Rechnungsprüfung - Definition & Checkliste

Inhaltsverzeichnis

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Beim Empfang von Rechnungen von Dienstleistenden oder Lieferunternehmen ist es wichtig, auf deren formelle und sachliche Vollständigkeit zu achten. Nur wenn die notwendigen Pflichtangaben auf der Rechnung aufgeführt sind, ist das jeweilige Unternehmen auch zum Vorsteuerabzug berechtigt.

Zu diesem Zweck gibt es die Rechnungsprüfung. Wir schauen nach, was genau es zu beachten gilt.

Rechnungsprüfung Definition

Die Rechnungsprüfung beschreibt einen Schritt im Bearbeitungs- und Kontrollprozess von Eingangsrechnungen, wobei eine Rechnung auf ihre Vollständigkeit bezüglich verschiedener Pflichtangaben und Form überprüft wird. Erst nach der Rechnungsprüfung darf die Rechnung freigegeben und gebucht werden.

Formelle vs. sachliche Rechnungsprüfung

Man unterscheidet zwischen der formellen Rechnungsprüfung und der sachlichen (oder inhaltlichen) Rechnungsprüfung. Bei der formellen Prüfung wird die Einhaltung formeller Pflichtangaben gemäß § 14 Abs 4 und § 14a Abs 5 UStG kontrolliert. Die sachliche Prüfung gleicht die Rechnung mit der ursprünglichen Bestellung, bzw. mit dem Lieferschein ab und kontrolliert, ob die gelieferten Waren korrekt abgerechnet wurden.

Einen ausführlichen Artikel zum Thema sachliche Rechnungsprüfung findest du hier.

Wer ist für die Rechnungsprüfung zuständig?

In den meisten kleinen und mittelständischen Unternehmen ist die Buchhaltung für die Prüfung von Rechnungen zuständig. In größeren Unternehmen ist in der Regel die sogenannte Kreditorenbuchhaltung verantwortlich für die Rechnungsprüfung.

Checkliste formelle Rechnungsprüfung

Die Einzelheiten einer Rechnung unterscheiden sich je nach Wert der erbrachten Waren oder Dienstleistungen. Wenn der Wert weniger als 250 Euro beträgt, reicht eine einfache Rechnung. 

Folgende Pflichtangaben müssen bei der formellen Rechnungsprüfung immer enthalten sein:

  • Vollständiger Name des Lieferunternehmens
  • Vollständige Adresse des Lieferunternehmens
  • Kontaktdaten der Kundschaft
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Datum des Vertragsabschlusses
  • Menge und Art der gelieferten Ware
  • Gebühr für die einzelnen Artikel
  • Gesamt Netto- und Bruttobetrag
  • Gesamtbetrag aufgeschlüsselt nach erhobenen Steuern
  • Sofern verfügbar, Rabatte, Skonti oder Zusatzleistungen
  • Zahlungsinformationen

Bei einem Warenwert über 250 Euro muss die Rechnung um diese zusätzlichen Angaben erweitert werden:

  • Rechtsform des Unternehmens
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Eindeutige Rechnungsnummer
  • Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung

Wichtig: Diese Pflichtangaben sind für den Vorsteuerabzug erforderlich. Fehlen diese Angaben, bist du nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. Für dein Unternehmen kann dies bedeuten, dass hohe Vorsteuerbeträge zurückbleiben.

Was ist die digitale Rechnungsprüfung?

Bei der digitalen Rechnungsprüfung wird automatisiert sichergestellt, dass eine Eingangsrechnung formal und auch sachlich korrekt ist. In der Regel kann eine solide Rechnungsmanagement Software einzelne Schritte der Rechnungsprüfung übernehmen und automatisieren.

Digitale Rechnungsprüfung mit CANDIS

Rechnungsmanagement-Tools wie CANDIS verwenden beim digitalen Rechnungsprüfungsprozess sogenannte OCR-Technologie, die geschriebenen oder getippten Text automatisch in digitale Form übersetzt. So kann auf effiziente Weise geprüft werden, ob die notwendigen Pflichtangaben vollständig und korrekt sind.

Anschließend folgt die sachliche Prüfung durch eine:n Verantwortliche:n des jeweiligen Fachbereichs. In der Regel wirft die Person, die die Bestellung ausgelöst hat, noch einmal einen Blick auf die Rechnung, um sicherzustellen, dass die gelieferten Waren oder Dienstleistungen korrekt auf der Rechnung aufgelistet wurden, bzw. dass die Leistungen zufriedenstellend erbracht wurden. In CANDIS können zu diesem Zweck mehrstufige Prüf-und Freigabe-Workflows eingerichtet werden.

Während der Rechnungsprüfung kann es durchaus vorkommen, dass Rückfragen aufkommen. Hier bietet CANDIS die Möglichkeit, per Kommentarfunktion einzelne Rückfragen direkt in der Software zu klären. Sind alle Rückfragen geklärt, kann die Rechnung dann freigegeben werden.

Belegerkennung in CANDIS für die Rechnungsprüfung
Die CANDIS digitale Rechnungsprüfung

Vorteile der digitalen Rechnungsprüfung

Die Automatisierung der Rechnungsprüfung bringt einige Vorteile mit sich. Im Vergleich zur manuellen Rechnungsprüfung spart die digitale Rechnungsprüfung vor allem Zeit. 

Der Rechnungsprüfungsprozess wird beschleunigt

Der digitale Prozess der Rechnungsprüfung ist wesentlich schneller. In der Software kann die Prüfung in wenigen Schritten, bzw. mit wenigen Mausklicks abgewickelt werden. Rumtragen von Unterschriftenmappen ist so nicht mehr notwendig und die kürzeren Durchlaufzeiten haben oft auch höhere Skontoerträge zur Folge.

Geringere Fehlerquote

Das automatisierte Auslesen von Rechnungs- und Belegdaten via OCR-Technologie ist extrem präzise und zuverlässig. Tippfehler mein manuellen Erfassen von Rechnungsdaten werden so vermieden.

Mehr Kontrolle, Transparenz und Übersicht beim Rechnungsprüfungsprozess

Da die Eingangsrechnungen bei der digitalen Rechnungsprüfung alle in der Software vorliegen, muss nicht mühsam nach bestimmten Rechnungen gesucht werden. Sämtliche Vorgänge an einer Rechnung, Änderungen oder Kommunikation zu Rückfragen wird in einer Prozessdokumentation festgehalten. Somit ist jederzeit nachvollziehbar was genau mit einer Rechnung passiert ist und wer sie geprüft oder freigegeben hat.

Erhöhte Flexibilität und Erleichterung für Mitarbeiter:innen

Wird die Rechnungsprüfung über eine Software wie CANDIS abgewickelt, sind Mitarbeiter:innen sehr viel flexibler. Rechnungen prüfen und freigeben ging lange Zeit nur vor Ort - jetzt geht es auch im Home Office oder unterwegs. Die digitale Rechnungsprüfung bedeutet außerdem eine Arbeitserleichterung für die verantwortlichen Mitarbeiter:innen.

Fazit

Grundsätzlich muss die Rechnungsprüfung immer korrekt durchgeführt werden. Ist dir die manuelle Rechnungsprüfung zu umständlich? Dann schau dir die Rechnungsmanagement-Software CANDIS an.

Ian Roderick
Ian Roderick

Marketing Lead

Ian ist Marketing Lead bei CANDIS und seit mehreren Jahren in der Finanzbranche tätig. Er spricht regelmäßig mit Unternehmen um zu verstehen, wie man durch den gezielten Einsatz von Software das Leben von Finance-Teams einfacher machen kann.

FAQ

Was versteht man unter Rechnungsprüfung?
Welche Angaben müssen auf einer Rechnung enthalten sein?
Welche Vorteile hat die digitale Rechnungsprüfung?

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