CANDIS > Blog > Warum der klassische Monatsabschluss veraltet ist - und wie es besser geht

Warum der klassische Monatsabschluss veraltet ist - und wie es besser geht

Warum der klassische Monatsabschluss veraltet ist - und wie es besser geht

Inhaltsverzeichnis

  1. here comes table of content generated from the blog body H2 tags

Der Monatsabschluss bedeutet für viele Unternehmen eine allmonatliche Herausforderung und viel Kopfzerbrechen. Im Rahmen dieses Prozesses muss das Unternehmen sicherstellen, dass alle Rechnungen bezahlt und korrekt in das Buchhaltungssystem eingepflegt wurden. Darüber hinaus kann der Abschluss der Konten auch das Eintreiben offener Beträge bei Kund:innen oder Lieferanten umfassen. Diese Prozesse sind wichtig, denn ein erfolgreicher Jahresabschluss setzt immer auch sorgfältige Monatsabschlüsse voraus. 

Doch der manuelle Monatsabschluss ist extrem zeitaufwendig und wenn der Vormonat erst einmal abgeschlossen ist, steht oft schon der nächste Monatsabschluss an. Eine lästige Pflichtaufgabe für die Buchhaltung. Geht das nicht auch besser? Ist monatlich abzuschließen überhaupt noch die beste Vorgehensweise? Welche Alternative gibt es? Wir schauen nach. 

Wie läuft der Monatsabschluss ab?

Der Monatsabschluss besteht aus allen Aufgaben und Tasks, die nötig sind, um die jeweilige Buchungsperiode abzuschließen. Dies bedeutet konkret, dass jede einzelne Transaktion des Unternehmens überprüft werden muss, die im jeweiligen Monat getätigt wurde.

Hierbei wird überprüft, ob die jeweilige Transaktion rechtmäßig ausgeführt und von wem sie genehmigt wurde, der Rechnungsbetrag wird mit der Zahlung abgeglichen und die entsprechenden Belege müssen gefunden, sortiert und eingeordnet werden.

Checkliste zum Monatsabschluss

Diese exemplarische Checkliste bietet einen schnellen Überblick über die Hauptaufgaben, die beim klassischen Monatsabschluss anfallen. 

  • Vorbereitende Buchhaltung
  • Abgrenzung der Geschäftsvorfälle 
  • Buchung und Archivierung von Belegen
  • Erstellung der Gewinn- und Verlustrechnung
  • Berechnung der Umsatzsteuer
  • Erstellung der Monatsbilanz

Der Monatsabschluss – manuell vs. digital

Beim Monatsabschluss fallen zahlreiche Aufgaben an. Diese werden in vielen Unternehmen auch heutzutage noch manuell und papierbasiert erledigt, was schnell chaotisch werden kann. Daten werden manuell abgetippt, Dokumente gesammelt, organisiert und in Ordnern abgeheftet. Das bedeutet nicht nur einen hohen Zeit- und Arbeitsaufwand, sondern nimmt zudem auch enorm viel Platz und Ressourcen in Anspruch. Die Abrechnung am Monatsende ist für die meisten Mitarbeiter:innen eine lästige und unbeliebten Pflichtaufgabe, auf die sich kaum jemand aus der Buchhaltung freut.

Trotz zunehmender Digitalisierung in vielen Unternehmensbereichen, bleibt die Buchhaltung beim Thema Fortschritt oft zurück. Die Abschlüsse werden von vielen Unternehmen auch heute noch manuell und auf monatlicher Basis erstellt, obwohl diese Vorgehensweise eigentlich nicht mehr zeitgemäß ist. Denn: Digitale Prozesse und Tools ermöglichen inzwischen viel effizientere Arbeitsweise. 


Probleme beim manuellen Monatsabschluss

Der manuelle Monatsabschluss geht nicht nur mit einer hohen Rüstzeit einher, es kommt auch oft zu Stolpersteinen:

  • Bei der Dokumentation der Abrechnungen gehen oftmals Rechnungen verloren, welche am Monatsende fehlen. 
  • Die manuelle Dateneingabe ist extrem fehleranfällig, Zahlendreher oder kleine Fehler werden leicht übersehen.
  • Der Prozess ist enorm zeitaufwendig und intransparent, da alle Daten manuell abgetippt, Dokumente gesammelt, sortiert und abgeheftet werden müssen.
  • Es können doppelte Zahlungen entstehen, die nicht zugeordnet werden können.

Effizienter abschließen durch digitale Tools 

Dass digitale Tools eine große Menge an Arbeit und Zeit einsparen können, ist nichts Neues. Auch beim Thema Monatsabschluss kann die passende Software - zusammen mit ein bisschen Mut zur Veränderung - einiges an Stress ersparen.

Automatisierte Erfassung von Rechnungsdaten, elektronischer Import von Banktransaktionen, Erinnerungsfunktionen und digitale Archivierung von Dokumenten - viele Prozesse laufen digitalisiert sehr viel effizienter ab. Gegenüber manuellen Prozessen punkten digitalisierte Arbeitsweisen in der Regel auch mit einer höheren Qualität und besserer Nachvollziehbarkeit. 

Die Vorteile digitaler Tools wie CANDIS liegen dabei auf der Hand:

  • Schnelle und einfache Kommunikation mit Mitarbeiter:innen: Rückfragen zu einzelnen Vorfällen können so zeitnah geklärt werden - auch wenn die Person nicht vor Ort ist. 
  • Digitale Archivierung von Dokumenten: Einzelne Belege sind jederzeit abrufbereit.
  • Transparente Dokumentation des Bearbeitungsprozess: Wer was und wann freigegeben hat, ist immer nachvollziehbar.
  • Präzise Erfassung von Rechnungsdaten durch OCR-Technologie: Doppelerfassungen und Zahlendreher werden so vermieden.
  • Daten in Echtzeit: Ein ständiger Überblick über Ausgaben und offene Posten sorgt für mehr Kontrolle und Transparenz.

Monatsabschluss vs. tagesaktuell buchen

Sauber und vollständig abzurechnen ist und bleibt ein wichtiger Prozess eines jeden Unternehmens, an dem kein Weg vorbeiführt. Der traditionelle Monatsabschluss jedoch scheint veraltet. So viel digitaler Fortschritt - sicher gibt es effizientere Arbeitsweisen?

Tatsächlich können mithilfe von digitalen Tools viele vorbereitende Aufgaben bereits täglich erledigt werden, anstatt sie auf das Monatsende zu schieben. Die extreme Crunchtime am Ende des Monats wird so aufgelockert, das Team wird entlastet. Vorarbeiten nicht aufzuschieben, sondern so zeitnah wie möglich zu erledigen, geht außerdem oft mit einer höheren Qualität einher. Das scheint logisch, macht es doch viel mehr Sinn z. B. Rückfragen direkt zu klären, Daten zeitnah erfassen und die Freigabe zügig durchführen. Wird auf diese Weise gearbeitet, dann gibt es keinen guten Grund mit der finalen Verbuchung noch bis zum Monatsende zu warten.

Finanzprozesse digitalisieren und konsequent Routineaufgaben einführen - so können die Tage mit extrem hohen Arbeitsaufwand aufgelockert werden. Bis zum Monatsende zu warten ist dann nicht mehr notwendig, stattdessen ist man so in der Lage, tagesaktuell zu buchen und möglichst schnell die BWA zu erstellen. Effizientere Arbeitsweisen, weniger Stress, zufriedene Mitarbeiter:innen. So geht moderne Finanzbuchhaltung.


Hannah Bachmann
Hannah Bachmann

Content Writer

Hannah schreibt seit vielen Jahren Artikel und hat sich auf alle Themen rund um Rechnungsmanagement und vorbereitende Buchhaltung spezialisiert.

FAQ

Was ist der Monatsabschluss?
Welche Probleme treten beim manuellen Monatsabschluss auf?
Wie kann man den Monatsabschluss optimieren?

Verwandte Artikel

Du willst immer auf dem Laufenden bleiben? Dann abonniere unseren Newsletter.

Danke! Ihre E-Mail-Adresse wurde in den Newsletter-Verteiler aufgenommen.
Etwas ist schief gelaufen. Bitte versuchen Sie es erneut.