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Vorkontierung - analog oder doch besser digital?

Vorkontierung - analog oder doch besser digital?

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Vorkontierung - geht das nicht auch digital? 

Eine der wichtigsten Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung lautet: keine Buchung ohne Beleg. Dies bedeutet, dass jeder Geschäftsvorfall anhand von Belegen auf die jeweiligen Buchführungskonten zu buchen ist. Die Vorkontierung ermöglicht dabei eine korrekte Erfassung der Belege.

Aber ist die manuelle Vorkontierung noch zeitgemäß? Geht das nicht auch digital? Wir schauen uns den Vorgang genauer an.

Definition Vorkontierung 

Die Vorkontierung ist eine vorbereitende Tätigkeit zur Verbuchung von Geschäftsvorfällen. Anhand der Vorkontierung wird festgelegt, auf welchen Buchhaltungskonten Belege erfasst und gebucht werden.

Bei der Vorkontierung eines Belegs werden verschiedene Informationen eingetragen, wie z. B. Belegdatum und Betrag. Diese Angaben sind wichtig, um den Beleg einem bestimmten Geschäftsvorfall zuordnen zu können. Sie definieren außerdem den späteren Buchungssatz.

Bedeutung der Vorkontierung im Unternehmen

Die Vorkontierung ist eigentlich nichts anderes, als das Festhalten von Informationen auf einem Beleg, damit später entsprechende Buchungssätze gebildet werden können. Dieser auf den ersten Blick unbedeutende Vorgang nimmt einen hohen Stellenwert in der Buchhaltung ein. Mit Hilfe der Vorkontierung wird der Grundsatz der ordnungsmäßiger Buchführung bewahrt und die Produktivität in buchhalterischen Prozessen erhöht.  

Eine sorgfältige Vorkontierung soll außerdem verhindern, dass einzelne Rechnungsbelege mehrfach erfasst werden. Falls die Buchführung eines Unternehmens von einem Steuerbüro erledigt wird, ist die Vorkontierung auch hier unverzichtbar, damit auch seitens des Steuerbüro die getätigten Geschäftsvorfälle nachvollzogen werden können. 

Die Vorkontierung ist aber nicht nur für das externe Rechnungswesen, sondern auch für die interne Kostenrechnung und das Controlling von Bedeutung. Die notwendigen Daten für diese Bereiche werden im Prozess der Vorkontierung gesammelt und aufbereitet.  Für das Controlling z. B. ist die korrekte (Vor-)Kontierung Voraussetzung für eine aussagefähige Kostenanalyse. Denn um eine aussagekräftige Datenbasis zu haben, ist es zwingend erforderlich, dass sämtliche Kosten auf den richtigen Konten erfasst wurden.

Vorkontierung: welche Informationen werden erfasst? 

Die Vorkontierung in der Buchhaltung erfolgt meist manuell mit Hilfe eines Kontierungsstempels oder mit Hilfe von vorbereiteten Aufklebern.

Dabei werden in der Regel folgende Informationen eingetragen:

  • Belegdatum 
  • Kostenstelle
  • Kostenträger
  • Kontonummer
  • Betrag

Zusätzlich können Stichworte zur besseren Einordnung des Geschäftsvorfalls oder Vermerke zum Erstellen des Buchungstextes hinzugefügt werden. Je nach Anforderung des Unternehmens können außerdem Angaben, wie z. B. zur verantwortlichen Person oder zur Buchungsnummer ergänzt werden.

Die vorkontierten Belege werden anschließend chronologisch sortiert und den jeweiligen Kontoauszügen zugeordnet.

Kontenplan als Grundlage für die Vorkontierung 

Der Kontenplan ist eine der wichtigsten Grundlagen für die korrekte Zuordnung eines Belegs nach der Vorkontierung. Jedes Unternehmen kann einen individuellen Kontenplan erstellen. So entsteht eine Art Verzeichnis aller im Unternehmen zu buchenden Konten.

Buchhalter:innen, die sich mit der Vorkontierung beschäftigen, müssen sich also nach den jeweiligen Kontenplänen richten, um beim Buchen die richtigen Konten anzusprechen.

Wer erledigt die Vorkontierung? 

Die Vorkontierung der Belege und die anschließende Bildung der Buchungssätze stellt die zentrale Aufgabe der Buchhalter:innen dar. Dabei wird die ordentliche Verbuchung der Geschäftsvorfälle meist vom Steuerbüro übernommen. Es können allerdings Kosten für die Steuerberater:innen gespart werden, wenn die Vorkontierung unternehmensintern erledigt wird. In manchen Fällen ergänzen auch Mitarbeiter:innen aus anderen Abteilungen die Kostenstellen für die Vorkontieung, wenn sie Rechnungen freigeben.

Die Entscheidung, ob die Vorkontierung unternehmensintern oder -extern stattfinden soll, ist letztendlich jedem Unternehmen selbst überlassen.  

Digitalisierung der Vorkontierung und ihre Vorteile

Die Vorkontierung kann manuell oder digital erfolgen. Etliche Buchhaltungssoftwares mit integrierter KI bieten die Funktion einer automatisierten Rechnungsvorkontierung an. 

Die digitale Vorkontierung bringt viele Vorteile mit sich:

  1. Eine selbstlernende KI automatisiert den Prozess der Vorkontierung mit entsprechenden Kontierungsvorschlägen. 
  2. Mitarbeiter:innen können die automatisch erstellte Vorkontierung entweder übernehmen oder nach ihrem Ermessen anpassen.
  3. Durch das Wegfallen der manuellen Eingabe der Belegdaten wird viel Zeit gespart.
  4. Die digitale Vorkontierung ist weniger fehleranfällig, da die Software auf Tippfehler hinweist.

Digitales Belegwesen - manuelle Vorkontierung war gestern

Viele Unternehmen verabschieden sich von analogen Prozessen in der Buchhaltung und setzen stattdessen auf digitale Arbeitsweisen. Die digitale Rechnungsverarbeitung ersetzt auch die Notwendigkeit eines Kontierungsstempels.

Der Einsatz einer Buchhaltungssoftware, wie z. B. CANDIS, kann den Prozess der Vorkontierung beschleunigen und vereinfachen. Die Beleginformationen müssen nicht mehr manuell aufbereitet werden, sonden liegen in digitaler Form vor.

In CANDIS werden die digitalen Belege mittels modernster OCR-Technologie und mitsamt den Rechnungsdaten der Vorkontierung ausgelesen. Anschließend können diese ganz einfach per Mausklick exportiert werden.

Hannah Bachmann
Hannah Bachmann

Content Writer

Hannah schreibt seit vielen Jahren Artikel und hat sich auf alle Themen rund um Rechnungsmanagement und vorbereitende Buchhaltung spezialisiert.

FAQ

Was ist die Vorkontierung?
Welche Informationen werden bei Vorkontierung erfasst?
Kann man Vorkontierung digitalisieren?
Wer ist für die Vorkontierung zuständig?

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