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Vorbereitende Buchhaltung - das gehört dazu

Vorbereitende Buchhaltung - das gehört dazu

Inhaltsverzeichnis

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Die Buchhaltung ist für jedes Unternehmen eine Herausforderung. Schließlich müssen die Zahlen, Belege und Dokumente stimmen, wenn eine Betriebsprüfung ansteht oder die Steuererklärung gemacht werden muss. Wenn die Finanzen es hergeben, kann man Hilfe von einem:einer Steuerberater:in in Anspruch nehmen. Doch auch dann kann man die vorbereitende Buchhaltung selbst in die Hand nehmen und dadurch die Kosten für die Steuerkanzlei senken. 

Vorbereitende Buchhaltung  - Definition

Was ist also die vorbereitende Buchhaltung? Grob gefasst fallen darunter alle Aufgaben, die die relevanten Dokumente und Unterlagen für die Buchhaltung so aufbereiten, dass der:die Steuerberater:in sich schnell einen Überblick verschaffen kann. Das umfasst also das Sortieren von Belegen, das Erstellen von Reisekostenabrechnungen oder das Sammeln von Kontoauszügen.

Dadurch kann die Steuererklärung in kürzerer Zeit angefertigt und beim Finanzamt abgeben werden. Auch für Betriebsprüfungen ist eine präzise vorbereitende Buchhaltung vorteilhaft, weil dann alle Belege geordnet vorliegen. 

Welche Schritte beinhaltet die vorbereitende Buchhaltung?

Die Hauptaufgaben der vorbereitenden Buchhaltung sind die Sammlung, Sortierung und Kontrolle aller steuerlich relevanten Unterlagen. Dazu zählen unter anderem:

  • Belege
  • Ein- und Ausgangsrechnungen
  • Reisekostenabrechnungen

Die genauen Schritte der vorbereitenden Buchhaltung sind wie folgt: 

  1. Belege sammeln und vorsortieren 

Gerade eingehende Rechnungen sollten in einem zentralen Postfach gesammelt werden. Das spart im Nachhinein viel Arbeit, wenn man nicht einzelne Personen daran erinnern muss, Belege noch einzureichen. Die Sortierung der Belege sollte idealerweise ebenfalls digital ablaufen. Smarte Rechnungsmanagement Softwares sortieren die Dokumente in der Regel automatisch. Wer noch papierbasiert arbeitet, muss in diesem Schritt auf klassisches Abheften im Ordner zurückgreifen.

  1. Rechnungsprüfung

Für die Rechnungsprüfung kann man auch eine Rechnungsmanagement Software benutzt werden. In CANDIS z. B. werden die Belegdaten mittels OCR-Technologie erfasst und ausgelesen. So wird automatisch sichergestellt, dass alle Pflichtangaben vorhanden sind. 

  1. Vorkontierung (optional)

Mit ein bisschen Wissen kann man in der vorbereitenden Buchhaltung sogar noch einen Schritt weiter gehen und die Belege vorkontieren. Das bedeutet, dass die Belege mit einer vierstelligen Kontonummer versehen werden. Eine Buchhaltungssoftware kann diese Aufgabe ebenfalls übernehmen und so das Personal entlasten. In CANDIS werden Belege automatisch vorkontiert. Oft übernimmt an dieser Stelle bereits der:die Steuerberater:in und erledigt die Vorkontierung selbst.

  1. Übergabe an die Steuerberatung

Der Rest ist Sache der Steuerberatung. In regelmäßigen Abständen können die vorbereiteten Daten weitergereicht werden, sodass die Steuerberatung dann die Buchhaltung, die Umsatzsteuervoranmeldung und weitere Auswertungen vornehmen kann. 

Wer nimmt die vorbereitende Buchhaltung vor?

Die vorbereitende Buchhaltung wird vor allem von kleinen Unternehmen und Start-ups selbst erledigt, um Kosten zu sparen. Viele Aufgaben in der vorbereitenden Buchhaltung sind relativ einfach, so dass sie auch von einem:einer Mitarbeiter:in mit Basiswissen über Buchhaltung erledigt werden können. Teilweise wird sie jedoch aus ausgelagert.

Die Entscheidung, ob die vorbereitende Buchhaltung unternehmensintern oder -extern stattfinden soll, ist letztendlich jedem Unternehmen selbst überlassen.  

Welche Aufgaben erledigt die Steuerberatung im Anschluss an die vorbereitende Buchhaltung?

Wenn die oben genannten Dinge erledigt sind, kann der:die Steuerberater:in zu Werke gehen. Aber welche Aufgaben fallen dann nach der vorbereitenden Buchhaltung noch an?

Die Steuerberatung rechnet im Anschluss die Leistungen ab, und zwar gemäß der Steuerberatergebührenordnung. Allerdings gibt es innerhalb dieser Gebührenordnung noch eine finanzielle Spanne, in der sich das Honorar bewegt. 

Digitale vorbereitende Buchhaltung mit CANDIS

Mit intelligenter Rechnungsmanagement Software wie CANDIS können Schritte der vorbereitenden Buchhaltung digitalisiert werden. Durch automatischen Belegimport und ein übersichtliches Dashboard haben User:innen jederzeit eine vollständige Übersicht über offene und bezahlte Rechnungen. Belege von Hand sammeln und sortieren gehört so der Vergangenheit an - das übernimmt die Software. Auch Rechnungsprüfung und -freigabe laufen digital und per Mausklick in CANDIS ab, von Pendelordnern kann man sich so ebenfalls verabschieden. Präzise OCR-Technologie und effiziente Prozessabläufe stellen so sicher, dass die Buchungsdaten vollständig und korrekt sind. Davon profitieren Selbstbucher:innen, aber auch die Steuerberatung.

Eine Automatisierung und Digitalisierung der vorbereitenden Buchhaltung ist wertvoll, so können vorbereitende Routineaufgaben in kürzeren Abständen (und auch im Home Office!) durchgeführt werden und ermöglichen, im besten Fall, auch eine Verkürzung der Buchungsintervalle. Moderne Finanz Teams, die auf diese Weise arbeiten, sind oft in der Lage statt monatlich, tagesaktuell zu buchen. 

Fazit

Die vorbereitende Buchhaltung ist ein nicht zu unterschätzender Faktor in der geordneten Finanzbuchhaltung. Wenn die vorbereitende Buchhaltung sauber erledigt wurde, ist die Steuererklärung umso schneller gemacht. Besonders für Betriebsprüfungen und Rückfragen vom Finanzamt ist es unabdingbar, dass alle Belege von vorneherein gut sortiert wurden. Rechnungsmanagement Softwares wie CANDIS automatisieren Prozesse der vorbereitenden Buchhaltung - und sparen so einiges an Zeit, verringern die Fehlerquote und steigern die Effizienz. 

Hannah Bachmann
Hannah Bachmann

Content Writer

Hannah schreibt seit vielen Jahren Artikel und hat sich auf alle Themen rund um Rechnungsmanagement und vorbereitende Buchhaltung spezialisiert.

FAQ

Was bedeutet vorbereitende Buchhaltung?
Welche Schritte beeinhaltet die vorbereitende Buchhaltung?
Kann die vorbereitende Buchhaltung digital ablaufen?

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