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Verfahrensdokumentation nach GoBD

Verfahrensdokumentation nach GoBD

Inhaltsverzeichnis

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Muss ich eine Verfahrensdokumentation machen? Was ist das überhaupt? Wie wird sie erstellt und worauf sollte man dabei achten? Eine Verfahrensdokumentation ist tatsächlich nicht nur eine Pflicht für Unternehmen und Steuerpflichtige, sondern auch eine Chance, eigene Fehler zu erkennen, Abläufe zu optimieren und insgesamt effizienter zu arbeiten. Wir haben einen Überblick zusammengestellt. 

Was versteht man unter Verfahrensdokumentation nach GoBD?

Schon mal den Begriff GoBD gehört? Falls nicht, empfehlen wir unseren Artikel, in dem die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff erklärt werden. Grob gesagt sind sie eine Verwaltungsanweisung des Bundesamtes für Finanzen und definieren eine Verfahrensdokumentation wie folgt:

Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion.

Grundsätzlich ist eine Verfahrensdokumentation also eine Organisationsunterlage, in der beschrieben wird, welche Dokumente in einem Unternehmen wie behandelt und geordnet werden, quasi ein Handbuch zur ordnungsgemäßes Rechnungswesen. Wenn das Finanzamt eine Betriebsprüfung anmeldet, muss also nicht nur die gesamte Buchhaltung des zu prüfenden Zeitraumes, sondern auch eine Verfahrensdokumentation zur Verfügung gestellt werden. Und dabei soll die “Reise” von bestimmten Daten innerhalb des Unternehmens von Anfang bis Ende nachvollziehbar sein.

Die häufigsten Arten von Verfahrensdokumentationen sind:

Verfahrensdokumentation zur Belegablage

Gerade die Belege sind steuerrechtlich relevant - egal ob in Papierform oder digital. Daher muss in der Verfahrensdokumentation zur Belegablage lückenlos und nachvollziehbar aufgeführt sein, welchen Prozess ein Beleg in einem Unternehmen durchläuft und wo, bzw. wie er abgelegt wird. Auch Informationen dazu, wer für welche Belege zuständig ist, wer sie bearbeiten darf, wer für die Prüfung bzw. die Freigabe verantwortlich ist, müssen in der Verfahrensdokumentation auftauchen. Zusätzlich sollten die Zugriffsrechte und die Strategien zum Schutz vor Datendiebstahl klar erklärt werden. Wenn die Ablage der Belege digital erfolgt, ist eine konkrete Nennung der Software erforderlich.

Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen

Belege und Dokumente sollten nicht einfach digitalisiert und anschließend vernichtet werden. Wenn nämlich wichtige Originalunterlagen bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt fehlen, kann diese Aufräumaktion ziemlich teuer werden. Bei Berücksichtigung einiger Voraussetzungen  kann das ersetzende Scannen dennoch durchgeführt werden. Unter Einhaltung der Regelungen in § 147 Absatz 2 der Abgabenordnung kann das Papierchaos im Büro reduziert werden (ein erster Schritt in Richtung papierloses Büro). Dafür muss unbedingt eine Verfahrensdokumentation angefertigt werden.

Verfahrensdokumentation zur Kassenführung

Eine geordnete Kasse ist das A und O in jedem Unternehmen. Eine gut geordnete Kasse zu führen, ist aber gar nicht so leicht. Deswegen sollten alle Prozesse zur Kassenführung gut geplant, abgesichert und dokumentiert werden. 

Corona-Dokumentation

Durch die Pandemie gab es viele Sonderregelungen und Veränderungen. Lockdown, Kurzarbeit und veränderte Steuersätze gilt es nun immer wieder in die bestehenden Abläufe zu integrieren oder mit plötzlichen Veränderungen umzugehen. 

Tipp: Next Level Accounting Podcast - Die Verfahrensdokumentation und warum sie jedes Unternehmen benötigt

Warum muss man eine Verfahrensdokumentation nach GoBD erstellen?

Eine Verfahrensdokumentation gemäß der GoBD zu erstellen, ist für Unternehmen Pflicht. Und warum? Um die Nachvollziehbarkeit und die Nachprüfbarkeit von Buchführung und Belegablage zu gewährleisten. So kann sich auch eine dritte Person - beispielsweise Steuerprüfer:innen oder Wirtschaftsprüfer:innen - in kurzer Zeit einen Überblick über die Bilanzen und die entsprechenden Belege verschaffen. Auch Prozesse und Geschäftsfälle können so schneller nachvollzogen werden, was auch für eigene Zwecke sinnvoll ist. 

Übrigens sind auch Kleinunternehmer:innen zur Verfahrensdokumentation verpflichtet. Als steuerpflichtige Personen gelten auch für sie die GoBD, wenn auch nicht verbindlich wie bei nachgeordneten Behörden und Angehörigen des Bundesamtes für Finanzen. 


Wichtig: Eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation kann bei der Betriebsprüfung zu einer Hinzuschätzung führen. Sind jedoch die Kriterien der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, dann liegt kein formeller Mangel vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann. In den GoBD ist dies ausdrücklich festgehalten. Um zu vermeiden, dass “hinzugeschätzt” wird, sollte dennoch immer eine Verfahrensdokumentation erstellt werden.


Was muss eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation beinhalten?

In den GoBD ist auch festgelegt, welche Bestandteile in einer Verfahrensdokumentation enthalten sein müssen: Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation. 

Konkret bedeutet das:

  • Allgemeine Beschreibung: Welche Prozesse und Verfahren werden in der folgenden Beschreibung festgehalten? Wo werden die Daten dazu gespeichert? Welche Teile dieses Prozesses werden outgesourct?
  • Anwenderdokumentation: Wie wird der Prozess im beruflichen Alltag ausgeführt? Zu der Beschreibung dessen gehören eine Prozessbeschreibung, die zum Beispiel Details zur Eingangsrechnungsverarbeitung sowie zum digitalen Postverkehr beinhaltet. Außerdem müssen eine Arbeitsanweisung sowie Schulungs- bzw. Einweisungsmaterial hinzugefügt werden. Wenn Benutzerhandbücher vorhanden sind, können auch diese angehängt werden. 
  • Betriebsdokumentation: In diesem Abschnitt geben steuerpflichtige Freiberufler:innen und Unternehmen Aufschluss darüber, wie ihre Maßnahmen zur IT-Sicherheit aussehen. Wie wird der Betrieb überwacht? Wie sehen die Maßnahmen zu Diebstahlschutz und Unauffindbarkeit von Daten aus? Wie werden die Daten gesichert? Welche Faktoren machen das Change Management aus? Auch Angaben zum Dokumenten- und Vertragsmanagement gehören hierher.
  • Technische Systemdokumentation: Sofern der Prozess digital umgesetzt wird, muss in der Verfahrensdokumentation angegeben werden, welche Tools dafür verwendet werden. Softwares, Hardwares und Konfiguration dieser Lösung und Schnittstellen müssen klar benannt und erklärt werden. Außerdem sollten Lösungen für einen eventuellen Ausfall des IT-Systems vorliegen.
  • Internes Kontrollsystem: Wie wird sichergestellt, dass der Prozess in bester Qualität durchgeführt wird? Eine Auflistung von organisatorischen Leitlinien, Kontrollen und Stichproben sollen darüber ebenso Aufschluss geben, wie die Informationen, welche Mitarbeiter:innen in dem Prozess welche Aufgabe erfüllen. Je klarer Kompetenzen und Verantwortungsbereiche benannt werden, desto besser.

Übrigens gibt es für eine Verfahrensdokumentation keine vorgeschriebene Länge. Der Umfang dieses Dokumentes kann also stark variieren. 

Worauf sollte ich bei einer Verfahrensdokumentation achten?

Eine Verfahrensdokumentation sollte leicht verständlich formuliert, kurz und prägnant sein. Im besten Fall legt man sich vorab ein paar Notizen an, damit sich bei der Ausformulierung auf das Wesentliche konzentriert werden kann. 

Sollten im Betrieb schon Unterlagen vorhanden sein, sollte man diese regelmäßig auf Aktualität prüfen. Wenn sie immer noch korrekt sind, spart man sich nämlich einiges an Arbeit. Auch das Vier-Augen-Prinzip sollte angewendet werden und bei Zweifeln kann die Steuerberatung weiterhelfen. Hier können sämtliche Fragen fundiert geklärt werden. 

Tipp: Komplizierte Prozesse in Worte zu kleiden, ist nicht immer die beste Idee. Wie wäre es stattdessen mit einem Diagramm oder Screenshots?

Verfahrensdokumentation mit CANDIS

Gemäß der GoBD müssen Rechnungen immer in der Originalform aufbewahrt werden. Falls Papierbelege vorhanden sind, müssen diese also erst einmal in analoger Form aufbewahrt werden - auch wenn sie in eingescannter Form in CANDIS vorliegen. Wichtig: Nur wenn eine Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen erstellt wurde, dürfen Papierrechnungen entsorgt werden.

CANDIS bietet durch die revisionssichere Archivierung die Möglichkeit, eine Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen wahrzunehmen. So entsteht eine 100% digitale Rechnungsablage und Papierrechnungen dürfen so vollständig beseitigt werden.

Fazit

Eine Verfahrensdokumentation ist im Grunde kein Hexenwerk, sondern eine Aufstellung aller organisatorischen Faktoren einen bestimmten Prozess betreffend. Auch Schutzmaßnahmen, technische Details und Anleitungen gehören in dieses Dokument. Eine Verfahrensdokumentation gemäß der GoBD, ist für Kleinunternehmer:innen und Firmen verpflichtend und erleichtert dem Finanzamt den Einblick in die Richtigkeit aller Zahlen und Angaben. Das ist nicht nur für eine Betriebsprüfung vorteilhaft, sondern hilft bei der Optimierung von Prozessen und ermöglicht eine schnelle Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen.


Hannah Bachmann
Hannah Bachmann

Content Writer

Hannah schreibt seit vielen Jahren Artikel und hat sich auf alle Themen rund um Rechnungsmanagement und vorbereitende Buchhaltung spezialisiert.

FAQ

Was versteht man unter Verfahrensdokumentation?
Warum muss man eine Verfahrensdokumentation erstellen?
Was muss eine Verfahrensdokumentation beinhalten?

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