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Jahresabschluss - die härteste Zeit des Jahres?

Jahresabschluss - die härteste Zeit des Jahres?

Inhaltsverzeichnis

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Der Jahresabschluss steht an. Ein leidiges Thema für viele Finanzabteilungen und so manchem graut es vor dem hohen Arbeitsaufwand. Dabei kann der Jahresabschluss durch sorgfältiges und konsequentes Arbeiten während des laufenden Jahres wesentlich vereinfacht und beschleunigt werden. 

Was ist der Jahresabschluss? 

Der Jahresabschluss beschreibt den Abschluss des kaufmännischen Geschäftsjahres. Er gibt Auskunft über den wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens und stellt die Grundlage für das weitere Handeln des Betriebs dar.

Der Jahresabschluss hat 3 wesentliche Funktionen:

1. Informationsfunktion 

Nicht nur das Unternehmen, sondern auch Investor:in und Teilhaber:in wollen wissen, wie der Betrieb finanziell aufgestellt ist. Zudem zeigt der Jahresabschluss auch, ob die am Anfang des Geschäftsjahres gesteckten Ziele erreicht wurden.

2. Zahlungsbemessungsfunktion

Anhand der Ergebnisse des Jahresabschlusses setzt das Finanzamt die Steuern fest, die das Unternehmen zu entrichten hat. Zudem spielen die Informationen eine wichtige Rolle für Teilhaber:innen und/ oder Mitarbeiter:innen, denn sie bekommen erfolgsabhängige Dividenden oder Auszahlungen. Deshalb wird diese Funktion auch als Ausschüttungsbemessungsfunktion bezeichnet.

3. Dokumentationsfunktion

Die Buchhaltung schließt das Geschäftsjahr ab und bestätigt die über das Jahr verbuchten Geschäftsvorfälle. Alle finanz- und leistungswirtschaftlichen Vorfälle des Geschäftsjahres werden ebenfalls bestätigt. Der Jahresabschluss dokumentiert und bildet so das komplette Jahr ab und kann, durch Vergleiche mit den vorherigen Abschlüssen, eine Basis für umfassende Analysen bilden. 

Bestandteile des Jahresabschlusses

Unternehmen und Kaufleute, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, müssen im Rahmen ihres Jahresabschlusses nach § 242 Abs. 3 HGB sowohl eine Bilanz, wie auch eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellen. Je nach Rechtsform können weitere Bestandteile wie Anhang, Lagebericht oder Kapitalflussrechnung vorgeschrieben sein. Generell gilt: je größer das Unternehmen, desto umfangreicher werden die Anforderungen an den Jahresabschluss und die zusätzlich einzureichenden Bestandteile.

Freiberufler, Kleingewerbetreibende und Selbstständige hingegen müssen, gemäß der einfachen Buchführung, nur eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung aufstellen.

Jahresabschluss erstellen

Aufgrund der Komplexität und des Umfangs wird die Erstellung des Jahresabschlusses oft von der Steuerberatung übernommen.
Die unternehmensinterne Buchhaltung leistet dabei jedoch wesentliche Unterstützung in Form von verschiedenen Vorarbeiten:

  • Zusammenstellen der Unterlagen/Dokumente
  • Abstimmung der Haupt- und Unterkonten 
  • Erstellen der Saldenbilanz
  • Abklärung noch offener Posten für Kreditoren und Debitoren 
  • Buchen von Abschreibungen 
  • Bilden von Rückstellungen 


Was alles zur Vorbereitung für den Jahresabschluss zählt, kommt auf das jeweilige Unternehmen an. Vor allem diese Vorarbeiten bereichen vielen Finanzabteilungen Kopfzerbrechen, denn hier geht oft viel Zeit verloren.

Sind die Vorarbeiten einmal abgeschlossen, werden sämtliche Unterlagen an die Steuerberatung übergeben und der tatsächliche Jahresabschluss (also die Bilanz und die GuV) wird erstellt.

Generell gilt: Je sorgfältiger die Finanzbuchhaltung im Laufe des Jahres geführt wird, desto einfacher gestalten sich die Abschlussvorarbeiten und desto sauberer fällt auch der Jahresabschluss aus. 

Fristen und Offenlegungspflicht 

Für Kapitalgesellschaften schreibt das HGB genaue Fristen zur Aufstellung des Jahresabschlusses vor. Abhängig von der Unternehmensgröße betragen diese zwischen 3 und 6 Monaten (31. März, bzw. 30. Juni). 

Kapitalgesellschaften, Handelsgesellschaften und Kommanditgesellschaften, bei denen keine natürliche Person persönlich haftender Gesellschafter ist, sind nach §§ 325 – 329 HGB außerdem zur Offenlegung ihres Jahresabschlusses verpflichtet. Dazu müssen die Daten beim elektronischen Bundesanzeiger eingereicht werden. 


Die häufigsten Probleme beim Jahresabschluss

Nicht selten verbringen Unternehmen 3 Monate mit der Erstellung des Jahresabschlusses. Vor allem die vorbereitenden Tätigkeiten gehören zu den größten Zeitfressern. Der Arbeitsaufwand ist hoch und wird durch verschiedene Faktoren noch in die Länge gezogen.

Vor allem das Zusammentragen der Dokumente dauert lange. Oft müssen Mitarbeiter:innen daran erinnert werden Belege noch einzureichen, es wird stundenlang in Ordnern nach einem bestimmten Dokument gesucht oder es fällt auf, dass auf einer Rechnung wichtige Pflichtangaben fehlen.

Rückfragen klären kann ebenfalls viel Zeit kosten. Wenn die Steuerberatung Fragen zu einem Geschäftsvorfall hat, muss oft erst intern nachgeforscht werden. Teilweise liegen die Vorfälle monatelang zurück. Wer hat nochmal die Lieferung von vor 7 Monaten in Auftrag gegeben?

Das manuelle Abgleichen von Transaktionen und Belegen ist darüber hinaus sehr fehleranfällig, Zahlendreher oder doppelte Rechnungen werden schon mal übersehen und können den gesamten Jahresabschluss ins Schwanken bringen.

Die meisten dieser Zeitfresser sind vermeidbar - inklusive dem Stress, den sie den Mitarbeiter:innen verursachen. Aber wo setzt man an?


Jahresabschluss vereinfachen und beschleunigen

Wer das ganze Jahr über konsequent und vorbereitend arbeitet, kann, wenn es an die Erstellung des Jahresabschlusses, Zeit und Nerven sparen. Moderne digitale Tools wie CANDIS machen’s möglich. 

Finanzprozesse digitalisieren 

Viele Finanzprozesse können mittlerweile vollständig digitalisiert und optimiert werden.
Banktransaktionen können elektronisch importiert, Rechnungen digital erfasst und Belege online archiviert werden. Die digitalisierten Prozesse bieten einige Vorteile: 

  • Rückfragen zu einzelnen Vorfällen können schnell und unkompliziert geklärt werden - auch wenn die Person nicht vor Ort ist. 
  • Wer was und wann freigegeben hat, ist nachvollziehbar in der Software dokumentiert. 
  • Sämtliche Belege sind in der Software archiviert und jederzeit abrufbereit. Stundenlanges Suchen nach einem bestimmten Beleg gehört so der Vergangenheit an.
  • Smarte Erinnerungsfunktionen können dabei helfen offene Posten zu vermeiden. So gibt es keine bösen Überraschungen am Ende des Jahres. 


Verglichen mit papierbasierten Prozessen erreicht man so eine viel höhere Nachvollziehbarkeit und Transparenz. Auch qualitativ sind die digitalen Prozesse den manuellen um einiges voraus, die Fehlerquote ist niedriger und Auslesungsraten moderner OCR-Technologien sind äußerst präzise.

Die Qualität der laufenden monatlichen Finanzbuchhaltung steht letztendlich in direktem Zusammenhang mit der Qualität des Jahresabschlusses.

Abschlussarbeiten regelmäßig durchführen

Auch andere Prozesse und Tätigkeiten, die normalerweise erst als Vorbereitung für den Jahresabschluss stattfinden, können optimiert werden. Abgrenzungen buchen, Rückstellungen bilden - wenn diese Arbeiten auf monatlicher (oder sogar täglicher) Basis erledigt werden, spart man sich beim Jahresabschluss bereits einiges an Zeit.

Effiziente Vorbereitung bedeutet auch, keine Aufgaben aufzuschieben. Sind Geschäftsfälle z. B. noch ungeklärt, sollten diese so früh wie möglich geklärt werden. Jede aufgeschobene Rückfrage bedeutet mehr Arbeit beim Jahresabschluss.

Abschlussarbeiten sollten also stückweise und regelmäßig über das Jahr verteilt werden, sodass für die Nachbereitung der Buchhaltung im Endeffekt weniger Zeit anfällt. Wenn man diese Tätigkeiten konsequent erledigt und auf sorgfältige Dokumentation achtet, kann der Jahresabschluss beinahe auf Knopfdruck erstellt werden. Moderne Finanzbuchhaltung bedeutet, jeden Monat abschlussbereit zu sein. Es gilt also: am Ball bleiben. 


Mehr Tipps und Tricks, wie man den Jahresabschluss vereinfachen und beschleunigen kann, gibts in unserer Podcast Episode


Hannah Bachmann
Hannah Bachmann

Content Writer

Hannah schreibt seit vielen Jahren Artikel und hat sich auf alle Themen rund um Rechnungsmanagement und vorbereitende Buchhaltung spezialisiert.

FAQ

Was ist der Jahresabschluss?
Was sind die Bestandteile beim Jahresabschluss?
Wie kann man den Jahresabschluss vereinfachen und beschleunigen?

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